Kearsipan

 KEARSIPAN

Mampir dulu yukk....

      Haiiii teman-teman semua, apa kabarnya nih?...semoga baik-baik aja iyah.. emmm dihari yang bahagia ini saya akan menguraikan tentang kearsipan.. sesuai dengan keinginan anda . okee.. gak usah lama-lama langsung aja simak berikut ini..........

    A. Pnegertian arsip dan kearsipan

1. Pengertian arsip menrut THE LIANG GIE 

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:

ü  disimpan secara berencana dan teratur

ü  mempunyai sesuatu kegunaan, dan

ü  dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. Pengertian kearsiapan menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) 

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

    Jadi menurut saya pribadi arsip merupakan berbagai kumpulan dokumen-dokumen penting yang disimpan dengan baik dan teliti agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. 

   B. Fungsi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :

1. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
2. Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.

b. Arsip Statis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang

      C. ALAT-ALAT Kearsipan dan fungsinya

1.      Filing Cabinet

Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

2.      Rotary

Rotary filing  adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

3.      Lemari Arsip

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4.      Rak  Arsip

Fungsi : Tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)

5.      Map Arsip

Fungsi :  untuk menyimpan lembar-lembar surat. 

6.      Stopmap Folio

Fungsi : Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif.

7.      Snelhecter

Fungsi :Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif dan juga arsip aktif

8.      Folder

Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

9.      Hanging Folder

Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

Fungsi : untuk menyimpan berkas atau surat-surat.

10.  Guide

Fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm dan sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder / arsip yang ada di belakangnya, dan jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

11.  Ordner

Fungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen pentinG dari cara penyimpanan yang salah.

12.  Stapler

Fungsi :  untuk menyatukan / membendel sejumlah kertas, sesuai dengan kemampuan dan bentuk stapler 

13.  Perforator

Fungsi  untuk melubangi kertas/kartu, sering digunakan di lembaga/instansi.

14.  Numerator

Fungsi : untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. 

15.  Box Arsip

Fungsi :  untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

16.  Alat Sortir

Fungsi untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.  

17.  Label

Fungsi : untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

18.  Tickler File

Fungsi :  

a.Alat pengingat bagi petugas arsip

b.Menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, sepert lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. 

c. Menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. 

19.  Car Dex (Card Index) Cabinet

Fungsi : Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

20.  Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.      

D. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP 

   Sistem penyimpanan arsip adalah suatu tata cara untuk mengelola arsip yang disimpan agar mempermudah kita untuk menemukan arsip tersebut. 5 sistem yang digunakan dalam pengarsipan sebagai berikut:

 a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
 b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

 c. Sistem Nomor 

 d. Sistem Geografis / Wilayah
 e. Sistem Tanggal (Chronologis)

 I.       Pengorganisasian Arsip 

1.      Sentralisasi Sentralisasi adalah kegiatan pengarsipan setiap unit dalam perusahaan dilakukan secara terpusat disuatu bagian. Semua dokumen kantor yang sudah diproses akan disimpan satu bsagian khusus yang biasanya disebut dengan sentral arsip.

 2.      Desentralisasi Desentralisasi adalah kegiatan pengarsipan yang dilakukan dimasing-masing bagian atau setiap unit melakukan pengelolaan arsip. Untuk perusahaan yang relatif besar kegiatan kearsipan menjadi sangat rumit karena banyaknya dokumen dari berbagai bagian yang harus ditangani.

Untuk lebih jelasnya saya tampilakan video mengenai kearsipan . jangan smapai ketinggalan !!....

 

sudah dulu ya teman .... maaf kalau materinya kurang luas, karena hanya itu yang dapat saya sampaikan .... makasih sudah mampir.... :))